Folder hay bìa đựng hồ sơ là một sản phẩm văn phòng được dùng lưu trữ các giấy tờ quan trọng. Nó được sản  xuất với nhiều chất liệu khác nhau như giấy, bìa cứng, nhựa, gỗ, … Tuy nhiên, một hình thức folder được dùng nhiều nhất đó là bìa hồ sơ giấy, được in ấn nhầm kết hợp với các sản phẩm quảng cáo khác (tờ rơi, catalgoue, danh thiếp…) tạo nên bộ nhận dạng thương hiệu giúp quảng bá hình ảnh công ty, sản phẩm, đến đối tác hoặc người tiêu dùng.

Vì sao bìa kẹp hồ sơ lại quan trọng?

Tính chuyên nghiệp

Hãy tưởng tượng, khi bạn đang trong một cuộc hợp với đối tác, khách hàng, để thương thảo một hợp đồng. Bạn đã chuẩn bị rất nhiều tài liệu có liên quan. Khi bạn mở chiếc cặp để lấy chúng ra, vô tình mớ tài liệu  xúc sổ đổ tháo mỗi nơi một tờ. Bạn sẽ luống cuống, mất bình tĩnh nhặt nhạnh chúng lên. Trái ngược hẳn với trạng thái tự tin, đặt lên bàn hợp (trước mặt đối tác) tài liệu được xếp gọn gàng trong chiếc folder đã được chuẩn bị từ trước.

Tạo điểm nhấn

Folder là điểm thu hút ánh nhìn đầu tiên của đối tác hoặc khách hàng đối với thương hiệu mà bạn đang đại diện. Vì thế, bìa hồ sơ được thiết kế đẹp sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ và lưu giữ lâu dài trong tâm thức khách hàng hoặc đối tác.

Mặt khác, khi bạn gởi lại các tài liệu tham khảo cho khách hàng, folder có thể được khách hàng tái sử dụng cho mục đích lưu giữ các tài liệu hàng ngày. Vô tình, thương hiệu của công ty bạn không những tồn tại trong tâm thức mà còn hiện diện hàng ngày trong công việc của khách, mở ra nhiều cơ hội hợp tác.

Giữ vai trò mấu chốt trong bộ nhận dạng thương hiệu

Đối với công ty lớn, lâu đời, bộ nhận dạng thương hiệu được đặt biệt quan tâm. Một bộ nhận dạng thương hiệu tốt bao gồm rất nhiều sản phẩm: cacalogue, danh thiếp, tờ rơi, brochure, giấy tiêu đề, bao thư lớn nhỏ. Trong đó, folder đóng vai trò mấu chốt. Ngay cả với các công ty trung bình cũng đang chú trọng đến bộ nhận dạng thương hiệu trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay.

Với các công ty nhỏ, vừa, tiềm lực tài chính hạn chế, bộ nhận dạng thương hiệu đôi khi chỉ có folder. Do đó, việc chỉnh chu trong thiết kế, in ấn folder là tối quan trọng. Hãy chú ý đến các vấn đề hình thức, nội dung, kích thước trước khi bắt tay vào thiết kế folder.

Các hình thức folder

Bìa kẹp hồ sơ đơn:

Bìa kẹp hồ sơ đơn là một tờ gấp đôi có kích thước lớn hơn A4 ( 21 x 29.7 cm ), được thiết kế thêm một hoặc hai gáy dùng để giữ tài liệu. Ngoài ra, bìa kẹp hồ sơ có thể có thêm một số thiết kế phụ khác nhằm tận dụng tối đa kích thước giấy.

Bìa kẹp hồ sơ gấp 3

Tương tự bìa kẹp hồ sơ đơn, Bìa kẹp hồ sơ gấp ba được kết hợp thêm một tờ gấp để tăng diện tích sử dụng. Nói cách khác, nó là một tờ brochure gấp ba có thiết kế thêm gáy giữ tài liệu, hoặc các thành phần phụ khác. Thông thường, nó phục vụ cho nhu cầu giới thiệu sản phẩm hoặc các thông tin công ty mà bìa hồ sơ đơn không thể truyền tải hết.

Bìa kẹp catagloue

Đây là hình thức catalogue có bìa ngoài là bìa kẹp folder đơn. Nó mang chức năng là sách giới thiệu sản phẩm hơn là công năng của bìa kẹp hồ sơ. Hình thức này ít được sử dụng, thay vào đó là bộ catalogue và bìa kẹp hồ sơ đơn do việc thiết kế in ấn, gia công đơn giản hơn.

Kích thước

Kích thước thông dụng được dùng nhiều hơn cả là 22 x 30.5 + gáy 7 cm khi gấp; 44 x 30.5 + gáy 7 cm khi mở. Đây là kích thước cơ bản cho sản phẩm bìa kẹp hồ sơ đơn.

Với sản phẩm folder gấp 3, kích thước là 66 x 30.5 x 7 (cm) gáy khi mở, 22 x 30.5 x 7 cm (gáy) khi gấp.

Ngoài ra, có nhiều folder không theo quy chuẩn như 2 loại trên, đặc điểm chung là tận dụng hết kích thước giấy hiện có trên thị trường.

Hình thức in

Đối với khách hàng có nhu cầu sử dụng folder số lượng ít, công nghệ in kỹ thuật số là sự lựa chọn hợp lý. Nhược điểm của phương pháp này là cho giá thành sản phẩm cao, mặc dầu chất lượng in kém hơn đôi chút khi so với công nghệ in offset.

Với nhu cầu sử dụng số lượng lớn (từ 1,000 sản phẩm), công nghệ in offset là lựa chọn lý tưởng. Với công nghệ in này, sản phẩm trải qua nhiều công đoạn nên thời gian tương đối lâu so với phương pháp in kỹ thuật số. Tuy nhiên, nó lại cho ra sản phẩm đẹp và giá thành rẻ.

Dù chọn phương pháp in nào, giá thành sản phẩm còn phụ thuộc vào lựa chọn loại giấy và các hình thức gia công thêm.

Các loại giấy cho in folder

Vì folder có chức năng kẹp tài liệu (bảo vệ tài liệu), nến các loại giấy được lựa chọn thông thường là loại giấy dày, định lượng lớn.

Giấy couche (hoặc briston) 250gsm, 300gsm là loại giấy phổ thông dùng để in folder. Loại giấy này được sản xuất và cung cấp bởi nhiều công ty trên thế giới, được nhập và bán nhiều tại Việt Nam. Giá cả phù hợp và không sợ thiếu hụt nguồn cung.

Giấy mỹ thuật, tên gọi cho các loại giấy được sản xuất đặc biệt, bề mặt nhám, mịn, có vân, hoặc màu sắc đặc thù. Mỗi sản phẩm có đặc trưng riêng, mang tính thẩm mỹ cao. Vì thế giá thành đặc biệt cao và khan hiếm trên thị trường Việt Nam

Hình thức gia công

Ngoài hình thức gia công cơ bản: cấn, bế, gấp dán để cho ra sản phẩm cuối cùng. Folder có thể được gia công thêm một số hình thức nhằm tăng tính thẩm mỹ cho sản phẩm.

Cán màng bóng hoặc mờ Nhằm bảo vệ sàn phẩm dưới tác động nhẹ của nước. Cán bóng hoặc mờ chỉ dùng với loại giấy couche. Cán mờ tăng tính sang trọng cho sản phẩm, trong khi cán bóng làm nổi bật sản phẩm.

Ép kim làm nổi bật một số chi tiết trên sản phẩm bằng cách phủ lên bề mặt một lớp óng ánh kim loại (vàng, bạc, đồng …)

Ép nổi một số chi tiết được làm gờ cao hơn bền mặt giấy thông thường do tác động cơ học và gia nhiệt. Ép kim tạo cảm giác lung linh, gây ấn tượng mạnh cho sản phẩm. Trong khi, ép nổi tạo cảm giác êm dịu nhưng sang trọng, tinh tế.

Các lưu ý khi thiết kế Folder

• Bố cục đơn giản, nhiều khoản trắng.
• Font chữ dễ nhìn, rõ ràng.
• Hình ảnh chất lượng cao, có bản quyền.
• thông tin vừa đủ, thiết yếu.