Một mẫu thiết kế giấy tiêu đề (letterhead) và thiết kế bìa thư/ bao thư (envelope) đẹp có thể tạo nên sự khác biệt trong việc thành công cho thương hiệu của bạn.
Từ khâu thiết kế cho đến in giấy tiêu đề, in bao thư hoàn hảo là một thử thách rất độc đáo. Đôi khi những họa tiết trên giấy tiêu đề, bìa thư sẽ là sự tương tác gây ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với công ty, hoặc trong những trường hợp khác nó được dùng để củng cố danh tiếng của thương hiệu. Điều quan trọng là phải hoàn thành đúng những chi tiết, nhưng cũng cần tạo ra điều gì đó thu hút, bắt mắt và đáng nhớ.

1. Hãy giữ cho nó đơn giản

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong việc thiết kế giấy tiêu đề, bìa thư hiệu quả là giữ cho bản thiết kế càng đơn giản càng tốt. Hãy luôn nhớ rằng giấy tiêu đề, bìa thư là một cơ chế cấu tạo đề truyền đạt – bản thân nó không chỉ chứa nội dung, mà còn là cấu trúc để hỗ trợ truyền tải nội dung.

Điều quan trọng là bìa thư của bạn trông thật đẹp mắt và có thể cảm nhận được sự tuyệt vời của nó khi cầm trên tay (hay trên màn hình), nhưng mẫu thiết kế phải dọn đường cho nội dung của lá thư được in đè trên nó. Bằng mọi cách hãy sử dụng mẫu thiết kế của bạn làm sao cho nó giới thiệu được nội dung, nhưng cũng đừng làm cho nó có vẻ đang vật lộn để có được sự chú ý của người đọc. Hãy tự hỏi bản thân rằng có sự mâu thuẫn nào giữa bản thiết kế và nội dung của lá thư hay không; nếu bạn nghi ngờ điều đó, hãy đơn giản hóa mẫu thiết kế lại.

2. Sử dụng đúng phần mềm

Có lúc Photoshop được xem như một công cụ thích hơp để thực hiện việc thiết kế, và việc thiết kế giấy tiêu đề, bìa thư trên Photoshop là một điều hoàn toàn có thể, tuy nhiên có những chương trình khác hoàn hảo và thích hợp hơn cho việc này.

Đứng đầu danh sách là chương trình Illustrator và InDesign. Cả 2 chương trình này đều có các thủ thuật đánh chữ typography và in ấn tuyệt vời, và mẫu thiết kế đồ họa dựa trên dạng vector, làm cho việc vẽ các yếu tố đơn giản của mẫu thiết kế dễ dàng hơn và việc chỉnh sữa vị trí của chúng một cách hiều quả hơn.

Nếu bạn thật sự chỉ có thể sử dụng Photoshop, hãy nhớ rằng tác phẩm nên được để ở độ phân giải 300 dpi và nếu bạn in giấy tiêu đề – letterhead thì cần có một khoảng chừa mép – bleed (vùng in vượt ra ngoài mép của giấy), hãy liên hệ với nhà cung cấp in ấn của bạn để biết thêm chi tiết khoảng chừa lề này.

3. Hãy sử dụng hệ thống phân cấp trong mẫu thiết kế

Tại mẫu thiết kế giấy tiêu đề và bìa thư, cũng như hầu hết các vị trí khác của lá thư, là để việc truyền đạt thông tin quan trọng một cách hiệu quả. Thông thường, mặc dù có vài trường hợp không cần, phần thông tin quan trọng nhất bạn cần truyền đạt là ai đã viết lá thư – công ty hay một cá nhân đại diện cho lá thư đó. Sau đó là một địa chỉ để hồi lại, số điện thoại, địa chỉ email, hay số fax, tất cả thông tin đó đều cần, nhưng chúng không quan trọng bằng tên của công ty – hay là chúng thật sự quan trọng như nhau ?

Bạn cần phải đưa ra quyết định về những phần quan trọng của thông tin mà letterhead cần truyền đạt. Và thiết kế nó với việc sử dụng hệ thống phân cấp tầm quan trọng của thông tin, để những thông tin cần thiết có vị trí rõ ràng và có thể tiếp cận được một cách dễ dàng, trong khi những thông tin ít quan trọng hơn có thể được thu giảm kích thước lại và ẩn trong phần khác ít nổi bật hơn của bản thiết kế.

4. chon đúng những chi tiết cần thiết

Không phải lúc nào cũng ghi đầy đủ chi tiết trên mẫu thiết kế giấy tiêu đề, bao thư. Hãy xem xét coi ai sẽ là người sử dụng chúng.

Nếu nó dành riêng cho thư ký của các giám đốc điều hành, và sẽ mãi được xem bởi họ, có lẽ việc thêm vào số điện thoại trực tiếp tới văn phòng của thư ký là điều hợp lý. Nếu nó là thư để dùng cho nhiều trường hợp khác thì nên đưa vào số điện thoại tổng quát. Nếu công ty đang cắt giảm lượng máy fax của họ, thì không nên thêm số fax vào thư.

Có một số thông tin theo yêu cầu của luật pháp mà bạn phải thêm vô khi liên lạc với khách hàng, chẳng hạn như mã số đăng ký kinh doanh, địa chỉ đăng ký VPĐD,… Nhưng ngoài những thông tin được yêu cầu trên hãy xem xét coi thông tin nào thật sự cần thiết, và chọn đúng những chi tiết cần cho thư của bạn.
5. Thiết kế ở mẫu trung bình

Trước đây giấy tiêu đề được thiết kế riêng cho việc in ấn offset; giấy tiêu đề sẽ được in một cách chuyên nghiệp và sau đó sẽ được in đè lên khi sử dụng trong văn phòng. Tuy nhiên, giấy đang dần dần trở thành một loại hàng quý hiếm trong thời đại của kỹ thuật số, và nhiều bản thiết kế giấy tiêu đề chỉ được thấy in bằng các máy in văn phòng – được in trực tiếp thông qua việc sử dụng một mẫu Word hoặc tương tự.

Bạn cần phải hiểu làm thế nào để sử dụng mẫu thiết kế giấy tiêu đề của bạn, bởi vì việc thiết kế một tờ giấy “tràn lề” trên một máy in không có khả năng in sát mép ra ngoài cạnh của tờ giấy là điều không mấy hợp lý. Thay vào đó, nếu bạn đang thiết kế một giải pháp tự in, hãy sử dụng những khoảng margin (khoảng trắng trên, dưới, phải, trái của tờ giấy), chừa rộng những khoảng này ở rìa của trang giấy và thận trọng tránh những sắc thái màu nhạt vì chúng có thể không được in ra đẹp mắt khi sử dụng máy in văn phòng.

6. Đại diện cho thương hiệu

Hãy chắc chắn rằng bạn đang đại diện cho thương hiệu của bạn một cách khéo léo khi bạn thiết kế giấy tiêu đề, bìa thư. Việc này không chỉ nằm ở logo, mà còn ở màu sắc, font chữ, hình ảnh, và nhiều hơn thế. Nếu logo của bạn có một vùng riêng đặc biệt, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ dính chặt nó vào giấy tiêu đề của mình, và quan trọng không kém là phải sử dụng font chữ chính xác.
7. Khai thác đặc điểm của các loại giấy in đặc biệt

Nếu bạn đang thiết kế cho việc in ấn offset, thì có rất nhiều loại chất liệu giấy đẹp tuyệt vời từ những công ty giấy mỹ thuật, nơi mà mỗi loại giấy có các đặc điểm riêng của nó. Vài loại có bề mặt kết cấu phong phú đa dạng, trong khi một số khác có bề mặt mượt và dầy.

Sừ dụng chất liệu giấy có thể giúp thiết kế của bạn chuyên nghiệp hơn, tạo ra một giấy tiêu đề trông đẹp mắt ở xúc giác và thị giác.

Tuy nhiên cũng phải nhớ rằng sự cần thiết phải đi đôi với ứng dụng thực tế, không mấy gì hợp lý khi bạn in ấn giấy tiêu đề với định lượng giấy 320gsm trong khi máy in tại văn phòng của khách hàng không có khả năng xử lý các loại giấy dầy có định lượng như thế
8. Xem xét việc canh lề và định vị

Hãy nhớ rằng bản thiết kế giấy letterhead hay envelope của bạn phải liên kết với việc xây dựng thương hiệu ở mức trung bình – tận dụng lợi thế kích thước và hình dáng của giấy tiêu đề để ra những quyết định về nơi bạn đặt những yếu tố cụ thể cho lá thư.

Ví dụ như, trong một bản giấy A4 bình thường, hãy làm logo lõm đi một nửa chiều rộng so với biểu tượng của nó từ phía mép giấy.

Sự cân bằng của hình dạng và sự bù đắp này sẽ giúp củng cố thiết kế của bạn, tạo ra một bản thiết kế có tính liên kết thương hiệu.

9. Sử dụng màu một cách tiết kiệm

Nguyên tắc này được áp dụng cho hầu hết những gì bạn thiết kế, không chỉ ở giấy tiêu đề, mà còn ở những phần khác. Màu sắc là một cách thu hút sự chú ý tuyệt vời cho bản thiết kế của bạn, và cho một vài khu vực cụ thể trên giấy tiêu đề. Không những nó chỉ làm nổi bật mà nó còn có thể truyền đạt ý tưởng và cảm xúc cụ thể, tạo ra sự giao thiệp, liên kết và tất nhiên là củng cố cho việc nhận diện thương hiệu.
Màu sắc là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, nó có thể giúp bạn hình thành bản thiết kế hoặc cũng có thể phá vỡ bản thiết kế – nhưng người ta cũng có nói, quyền lực lớn đi đôi với trọng trách lớn. Hãy sử dụng màu sắc một cách tiết kiệm và tận dụng tối đa những tác động mà nó mang lại cho bản thiết kế của bạn.